退職の言い方や切り出し方が分からない！ 円満退社するための伝え方とは
退職することを決めた方で、「どうやって切り出そう」「どのタイミングで言おう」などと退職の言い方や切り出し方について悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
長年お世話になった会社を円満に退社するためには、退職を切り出すタイミングや退職理由の伝え方など、色々と考えなければならないことがあります。
この記事では、退職の言い方や理由の伝え方について、例文を挙げながら解説します。
退職を伝える際の基本事項
退職を決めたら、そのことを今の職場に伝えなければなりません。
ここでは、「誰に」「どのようなタイミングで」「どのようなシチュエーションで」退職を伝えるのがよいか、退職を伝える際における3つの基本事項を紹介します。
①退職を伝える相手
退職することを決めたら、初めにその意思を直属の上司へ口頭で伝えるのが基本です。日頃から自分の業務を管理している上司はもちろん、人事決済の権限がない主任やリーダーも退職を伝える対象になります。
直属の上司の合意を得たあとに、課長や部長などの役職者に報告するのが一般的な流れです。
②退職を伝えるタイミング
退職を伝えるタイミングは、退職希望日の約1～3ヶ月前が好ましいといえます。会社の就業規則に則ることはもちろん、30～50代で若手社員と比べて責任のある業務を任されている場合は、それらの引き継ぎにも時間を割かなければなりません。焦って引き継ぎすることがないように、できるだけ余裕を持って退職の日程を組むことが重要です。
上司へ退職を伝える際は、事前にアポイントメントを取りましょう。アポイントメントを取る段階では、退職について直接的に触れる必要はありません。「相談したいことがあるのでお時間をいただきたいです」と伝えましょう。
③退職を伝える場所
退職を伝える際は、「上司と1対1で話したい」と思う方が多いのではないかと思います。2人きりで話せる場所を選んで、アポイントメントを取る際に上司に伝えましょう。
退職の話は個人的でデリケートな話題です。できれば、ほかの人に聞かれる場所を避けて、会議室や人の少ないスペースを選ぶのが望ましいといえます。
また、リモートワークがメインの職場の場合や、上司と直接顔を合わせる機会が少ない場合は、電話やメール、チャット、会議ツールなどを使用して退職を伝える方法もあります。
退職を切り出す際に伝えること
退職をどのような形で伝えるかは個人の自由ですが、以下に挙げる項目のように、退職を切り出す際に伝えておいたほうがよいこともあります。
- 退職する強い意思
- 主な退職理由
- 退職希望日
- 転職先の入社予定日
- 自分が担当している業務の状況や引継ぎ内容 など
退職を切り出す際は、まず、退職の強い意思を持っていることや、退職という決断に至った理由などを説明します。次に、職場の繁忙期や業務の引き継ぎにかかる時間を考慮したうえで決めた退職希望日を伝えます。
なお、退職を伝える時点で転職先が決まっている場合は、必ずしも今の職場に転職先や入社予定日を伝えなければならないというわけではありません。特に、競合他社に転職する際は、トラブルを避けるために「転職先はまだ決まっていません」と伝えるのも一つの方法です。
自分が担当している業務については、引き継ぎの内容や具体的なスケジュールなどを考慮したうえで、上司に提案しましょう。
退職を伝える際の注意点
退職を伝える際は、退職理由の伝え方や意思の伝え方など、いくつか注意があります。ここでは、そのうちの2つをピックアップして紹介します。
①会社に対してネガティブな発言をしない
例えば、あなたが「チーム内にどうしても合わない同僚がいる」「今の待遇に不満がある」などの理由で退職を決断したとしても、それを上司に伝えるのは控えましょう。
もしあなたに非がない場合でも、同僚や上司、会社のことを悪く言うことで、あなたの印象が悪くなるほか、トラブルのもとになる可能性もあるからです。同僚や会社への不満がつのって退職を判断した場合でも、ポジティブな理由に変換して伝えるようにするのが望ましいといえます。
②留まる意思がないことをはっきりと伝える
退職を伝える際、「考え直せないだろうか」「今辞められるのは困る」などと引き止められることも考えられます。
そのような場合には、上司や会社に対して感謝の気持ちを持っていることをきちんと言葉にしたうえで、退職の意思が固まっていること、今の会社に留まるつもりがないことをはっきりと伝えることが大切です。
また、退職後のプランや新たに挑戦したいことなど、あなたがすでに退職後を見据えて動き出していることを説明することで、退職の強い意思を示すことができる可能性があります。
退職理由の言い方と例文
スムーズに退職を受け入れてもらうためには、会社に納得してもらえるように丁寧に理由を伝えることが大切です。ここでは、退職理由の具体的な伝え方を簡単な例文とともに紹介します。
①転職や独立が理由の場合
転職や独立が理由で退職する場合は、キャリアパスを自分自身で切り開いていきたいというポジティブな意思を伝えましょう。
▼例文
「このたび結婚が決まり、それに伴い転居することになりましたので、退職させていただきたいと思っております。今までこちらで育てていただき感謝しております。」
▼例文
「このようなことを突然お伝えすることになり申し訳ないのですが、以前から抱えていた持病の調子が最近特に思わしくなく、治療に専念させていただきたいと思っております。〇〇さん（上司の名前）には私が新人のころから育てていただき、とても感謝しております。」
個人的な事情を理由に退職の旨を伝える際、理由によっては引き止められる可能性も考えられますが、あなたの退職の意思が強いということをきちんと伝えましょう。
退職後の選択肢に迷ったら
退職を決心したら、業務の引継ぎや有休消化などを考慮して、早めに上司へ伝えましょう。退職の意思が相手に正しく伝わるように、上司に伝える内容を事前にまとめておくのも一案です。
退職を切り出す際は、正直な退職理由を伝えることが大切ですが、同僚や会社に対するネガティブな発言をしないように注意が必要です。円満に退職するために、今までお世話になった上司や会社への感謝とともに、ポジティブな退職理由を伝えることを意識しましょう。
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